Dataskyddsbeskrivning

Uppdaterad 4.2.2022

1 Registrets namn

Kervo Energi-bolagens kund-, underleverantörs- och marknadsföringsregister

2 Gemensamt personuppgiftsansvariga

Kervo Energi Ab (0891026-0) och Sibbo Energi Ab (1030712-9)
Besöksadress: Tervahaudankatu 6, 04200 Kervo
Postadress: PB 37, 04201 Kervo
Telefon 09-584 95526

3 Kontakt i ärenden som rör registret

info@keoy.fi
Tervahaudankatu 6, 04200 Kervo
Tfn 09-5849 5526

4 Registrets datainnehåll

I registret behandlar vi våra kunders, våra företagskunders företrädares samt våra potentiella kunders personuppgifter. Vi behandlar också våra underleverantörers anställdas personuppgifter.

Vi samlar in och behandlar följande uppgifter:

• basuppgifter om personen så som namn, ålder, födelseår/personbeteckning
• personens kontaktuppgifter så som postadress, e-postadress och telefonnummer
• kontakter med kundtjänsten så som kundsamtal mellan kunden och den personuppgiftsansvarige
• uppgifter om kundens användning av produkter och tjänster så som uppgifter om energiförbrukningsplatsen, uppgifter om den elektriska utrustningen på förbrukningsplatsen samt uppgifter om energiförbrukningen
• uppgifter som behövs för faktureringen
• kundens kreditupplysningar inom de gränser som tillåts och förutsätts i lag
• basuppgifter om underleverantörens anställda, så som namn och födelsetid
• underleverantörens anställdas kontaktuppgifter så som postadress, e-postadress och telefonnummer
• uppgifter om underleverantörens anställdas anställningsförhållande så som skattenummer, arbetsgivare, arbetsgivarens FO-nummer och hemstat
• uppgifter om underleverantörens anställdas utbildning, behörighet och kurser samt uppgift om eventuellt A1-intyg

Kervo Energi-bolagen behandlar också personuppgifter som samlats in via visselblåsarkanalen. Närmare information om behandlingen av personuppgifter som samlats in via kanalen finns här [länk].

Närmare information om behandlingen av våra underleverantörers anställdas personuppgifter i tjänsten Ilmoita finns här [länk: Vastuu Group Dataskydd].

5 Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Den personuppgiftsansvarige eller en befullmäktigad samarbetspartner (som agerar för den personuppgiftsansvariges räkning) använder kundernas, de potentiella kundernas samt underleverantörernas personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagstiftningen för följande ändamål:

• vård och utveckling av kundrelationen
• tillhandahållande, leverans och produktion av produkter och tjänster
• avtalshantering och fakturering
• betalning, betalningskontroll och indrivning
• utveckling av affärsverksamheten, tjänsterna och kundtjänsten
• marknadsföring av produkter och tjänster samt reklam och försäljning
• segmentering med tanke på marknadsföringen. De kategorier som används vid segmenteringen kan till exempel basera sig på elförbrukningen samt
• skyldigheten att lämna uppgifter vid byggande samt fullgörandet av förpliktelser enligt lagen om beställarens ansvar.

Den personuppgiftsansvarige har rätt att behandla personuppgifter på följande grunder:

• Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan den personuppgiftsansvarige och kunden eller för att vidta åtgärder innan ett sådant avtal ingås.
• Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige, till exempel för att fullgöra skyldigheterna enligt lagen om beställarens ansvar.
• Den personuppgiftsansvarige har ett berättigat intresse baserat på kundrelationen att utnyttja kundinformationen för utveckling av tjänster samt för marknadsföring av produkter och tjänster inom de villkor och begränsningar som fastställs i lag.
• På grundval av den registrerades samtycke, när den registrerade har gett sitt samtycke till elektronisk marknadsföring eller något annat ändamål som den personuppgiftsansvarige uttryckligen preciserat.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter om kunderna erhålls från kunderna bl.a. i samband med offertförfrågningar, beställningar, avtal och andra kontakter samt från automatiskt eller manuellt lagrade uppgifter om kundens användning av produkter eller tjänster. Uppgifter samlas också in med hjälp av cookies och motsvarande teknik genom de metoder som vid var tid gällande reglering medger. Uppgifter om potentiella kunder erhålls i samband med ordnande av eventuella utlottningar.

Alla kontakter från kundens sida kan spelas in och sparas. Upptagningarna används bl.a. för verifiering av affärstransaktioner samt utveckling av kundservicen.

Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från register som förs av Befolkningsregistercentralen, Suomen Asiakastieto Oy eller någon annan motsvarande tjänstetillhandahållare. Uppgifterna uppdateras också på grundval av Finsk Energiindustri rf:s regler för informationsutbyte på elmarknaden.

När det gäller våra underleverantörers anställda samlas personuppgifterna in direkt från de registrerade eller deras arbetsgivare.

7 Behandlare av uppgifter och övriga mottagare av uppgifter

Personuppgifter lämnas i regel inte ut till utomstående. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter på det sätt som gällande lagstiftning förutsätter.

I enlighet med elmarknadslagstiftningen och branschens kompletterande tillämpningsanvisningar lämnas uppgifter ut till övriga parter inom elhandeln (elförsäljare, distributionsnätsinnehavare) samt till den personuppgiftsansvarige som ansvarar för lösningen för informationsutbyte på elmarknaden (Fingrid Datahub Oy) via elektronisk meddelandetrafik.

Uppgifter kan också överföras till Kervo Energi Ab:s samarbetspartners, dotterbolag, tjänsteleverantörer eller underleverantörer för att behandlas för de ändamål som anges i punkt fem. Våra samarbetspartners och underleverantörer kan behandla personuppgifter endast för sådana arbetsuppgifter som utförs för vår räkning och gäller vård eller underhåll av kundrelationen. Vi försäkrar oss alltid om att personuppgifterna som överförs inte behandlas av våra samarbetspartners för något annat ändamål.

8 Överföring av uppgifter till stater utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till stater utanför EU eller EES, om det inte är nödvändigt för det tekniska genomförandet av tjänsten eller för behandlingen av uppgifter. Vid överföringen av uppgifter följs i detta fall de krav på dataskydd och informationssäkerhet som ställs i dataskyddslagstiftningen.

9 Principerna för lagring av personuppgifter

Personuppgifter enligt denna dataskyddsbeskrivning lagras så länge som den personuppgiftsansvarige utnyttjar uppgifterna för de ändamål som beskrivs i punkt fem. Personuppgifterna raderas ur registret när det inte längre finns någon rättslig grund för behandling av dem.

I kunddatasystemet lagras personuppgifter högst tio år efter att kundrelationen upphört eller tills kunden begär att uppgifterna ska raderas. Det kan bli nödvändigt att lagra personuppgifter längre än detta, om tillämplig lagstiftning eller bindande avtalsförpliktelser gentemot tredje part förutsätter längre lagringstid.

Underleverantörernas personuppgifter lagras sex år efter utgången av det år då bygget färdigställdes.

Om vi behandlar personuppgifter på grundval av samtycke, kan det meddelade samtycket återkallas när som helst. Personuppgifter som behandlas på grundval av samtycke raderas omedelbart efter att samtycket återkallats, om det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen.

10 Principer för skydd av registret

Registrets informationssäkerhet och personuppgifternas konfidentialitet, integritet och tillgänglighet säkerställs genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder.

Åtkomsträtt till uppgifterna har endast Kervo Energi-koncernens anställda eller av Kervo Energi-koncernen befullmäktigade aktörer som måste behandla personuppgifter i sitt arbete. Uppgifterna i registret är skyddade med personliga användarnamn och lösenord. Rätten att läsa och ändra uppgifter begränsas genom åtkomsträttigheter. Vi förutsätter att personalen och våra samarbetspartners förbinder sig att hemlighålla kunduppgifterna.

11 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Observera att den närmare tillämpningen av rättigheterna i varje enskilt fall är beroende av ändamålet med behandlingen av personuppgifter samt situationen.

Den registrerade ska skicka begäran om att utöva sina rättigheter skriftligen och undertecknad till adressen:

Kervo Energi Ab
PB 37
04201 Kervo

eller via e-post till info@keoy.fi.

Begäran om att utöva sina rättigheter kan också framställas personligen hos den personuppgiftsansvarige.

I regel tar den personuppgiftsansvarige inte ut någon avgift av den registrerade för att behandla begäran. Om den registrerades begäranden emellertid är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, kan den personuppgiftsansvarige ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att behandla begäran.

Rätt att få tillgång till personuppgifter och få en kopia av personuppgifterna

Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas samt att få den information om behandlingen av personuppgifter som fastställs i dataskyddslagstiftningen. Dessutom har den registrerade rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

Rätt till insyn och rätt att få uppgifter rättade

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter som har lagrats om honom eller henne i registret. Den registrerade har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade.

Rätt till radering

Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade utan onödigt dröjsmål, förutsatt att

• personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller behandlats på annat sätt;
• den registrerade återkallar det samtycke som behandlingen grundat sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen;
• personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
• personuppgifterna måste raderas för att fullgöra en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen begränsas, om

• den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet;
• behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning;
• den personuppgiftsansvarige inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket, innan detta återkallades. Personuppgifter om den registrerade kan dock lagras, om fullgörandet av en rättslig förpliktelse som gäller den personuppgiftsansvarige förutsätter att personuppgifterna lagras.

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig, om detta är tekniskt möjligt.

Rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten om han eller hon anser att tillämplig dataskyddslagstiftning försummas vid behandlingen av hans eller hennes personuppgifter.

12 Användarspårning

Vi använder oss av Leadoos användarspårning för att följa med hur våra användare rör sig på våra webbsidor samt kombinerar detta data med användarinformation som bl.a. samlas upp via chat-interaktioner. Leadoo använder sig av e-tag-spårning som tekniskt skiljer sig från cookiespårning, men som omfattas av samma lagstiftning. Läs närmare om Leadoo Marketing Technologies Ltd:s integritetspolicy (https://leadoo.com/privacy-policy/) för mer information om vilken information sparas och vad dina rättigheter är. Leadoo fungerar som Processor och vi själva som Controller i GDPR-termer. Du kan avsluta spårningen genom att tömma din webbläsares cache. För mer information om Leadoos GDPR policy, kolla in https://leadoo.com/privacy-policy-processor.