Tietosuojaseloste

Päivitetty 4.2.2022

1 Rekisterin nimi

Keravan Energia-yhtiöiden asiakas-, alihankkija- ja markkinointirekisteri

2 Yhteisrekisterinpitäjät

Keravan Energia Oy (0891026-0) ja Sipoon Energia Oy (1030712-9)
Käyntiosoite: Tervahaudankatu 6, 04200 Kerava
Postiosoite: PL 37, 04201 Kerava
Puhelin 09-584 95526

3 Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

info@keoy.fi
Tervahaudankatu 6, 04200 Kerava
Puh. 09-5849 5526

4 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissämme käsittelemme asiakkaidemme, yritysasiakkaidemme edustajien sekä potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietoja. Lisäksi käsittelemme alihankkijoidemme työntekijöiden henkilötietoja.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

• henkilön perustiedot, kuten nimi, ikä, syntymävuosi/henkilötunnus
• henkilön yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• yhteydenotot asiakaspalveluun, kuten asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliset asiakaspuhelut
• asiakkaan tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot, kuten energian käyttökohteen tiedot, käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot sekä energian kulutustiedot
• laskutusta varten tarvittavat tiedot
• asiakkaan luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa
• alihankkijan työntekijän perustiedot, kuten nimi ja syntymäaika
• alihankkijan työntekijän yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• alihankkijan työntekijän työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten veronumero, työnantaja, työnantajan y-tunnus ja kotivaltio
• alihankkijan työntekijän koulutus, pätevyys- ja kurssitiedot sekä tieto mahdollisesta A1-todistuksesta

Keravan Energia-yhtiöt käsittelevät myös Whistleblowing-kanavan kautta kerättyjä henkilötietoja. Kanavan kautta kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn pääset tutustumaan täältä [linkki].

Alihankkijoidemme työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn Ilmoita-palvelussa pääset tutustumaan täältä [linkki Vastuu Groupin tietosuojaselosteeseen].

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama (rekisterinpitäjän lukuun toimiva) yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden sekä alihankkijoiden henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitaminen, kuten häiriötiedotteiden lähettäminen, ja kehittäminen
• tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, toimitus ja tuottaminen
• sopimushallinta ja laskutus
• maksaminen, maksunvalvonta ja perintä
• liiketoiminnan, palveluiden sekä asiakaspalvelun kehittäminen
• tuotteiden ja palvelujen markkinointi, mainonta ja myynti
• markkinointia varten tehtävä segmentointi. Segmentoinnissa käytettävät luokat voivat perustua esimerkiksi sähkön kulutukseen.
• rakentamisen tiedonantovelvollisuus ja tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden hoitaminen.

Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja seuraavin perustein:

• Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
• Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi kuten tilaajavastuulaista johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi.
• Rekisterinpitäjällä on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu hyödyntää asiakastietoja palvelujen kehittämiseen sekä tuotteiden ja palvelujen markkinointiin lainsäädännössä määritellyin edellytyksin ja rajoituksin.
• Rekisteröidyn suostumuksen perusteella, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin tai muuhun rekisterinpitäjän nimenomaisesti määrittelemään tarkoitukseen.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä, sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan tuotteiden tai palvelujen käytöstä. Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mahdollisesti järjestettävien arvontojen yhteydessä.

Kaikki asiakkaiden yhteydenotot voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään mm. liiketapahtumien todentamisessa sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun vastaavan palveluntarjoajan rekisteristä. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

Alihankkijoidemme työntekijöiden tapauksessa henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä tai näiden työnantajilta.

7 Tietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Sähkömarkkinalainsäädännön ja tätä täydentävien toimialan soveltamisohjeiden mukaisesti tietoja luovutetaan sähkökaupan muille osapuolille (sähkönmyyjä, jakeluverkon haltija) sekä sähkömarkkinoiden tiedonvaihtoratkaisusta vastaavalle rekisterinpitäjälle (Fingrid Datahub Oy) sähköisen sanomaliikenteen välityksellä.

Tietoja voidaan myös siirtää käsiteltäväksi Keravan Energia Oy:n yhteistyökumppaneille, tytäryhtiöille, palveluntuottajille tai alihankkijoille kohdassa viisi määriteltyihin tarkoituksiin. Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole palvelun tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta välttämätöntä. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön asettamia tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.

9 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa viisi kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

Asiakastietojärjestelmässä henkilötiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä tai kunnes asiakas pyytää tiedon poistamista. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Alihankkijoiden henkilötietoja säilytetään kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jolloin rakennustyömaa valmistui.

Mikäli käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen perusteella käsiteltävät henkilötiedot poistetaan välittömästi suostumuksen peruuttamisen jälkeen, mikäli käsittelylle ei ole muuta laillista perustetta.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Tietoihin on käyttöoikeus vain Keravan Energia -konsernin palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Katselu – ja muokkausoikeuksia rajataan käyttöoikeuksin. Edellytämme henkilöstöltä ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Huomioithan, että oikeuksien tarkempi soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelytarkoituksesta sekä -tilanteesta.

Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Keravan Energia Oy
PL 37
04201 Kerava

tai sähköpostitse osoitteeseen info@keoy.fi.

Oikeuksiaan koskevat pyynnöt voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Pääsääntöisesti rekisterinpitäjä ei peri pyynnön käsittelystä maksua rekisteröidyltä. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat kuitenkin ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, kuten esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi periä rekisteröidyltä pyynnön käsittelystä aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyn henkilötiedot voidaan kuitenkin säilyttää, mikäli rekisterinpitäjään kohdistuvan, lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattaminen edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se teknisesti on mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12 Käyttäjänseuranta

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin, joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää e-tag seurantaa, joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oy:n tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua, että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii, tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor

Kameravalvonnan tietosuojaseloste

Lue kameravalvonnan tietosuojaseloste

Lisätietoa kameravalvonnan tietosuojaselosteeseen